Nyilvántartás alapjai

Az irattári tervben meghatározott irattári jelek ellenőrzése, javaslat a módosításra, ha szükséges. Az őrzési idők alapján csoportosítjuk és rendezzük az iratokat. Ezek alapján kiválogatásra kerülhetnek, hogy mely iratok selejtezhetők illetve melyek azok, amelyeket tovább kell őrizni. Az egyedi igényeket beépítjük a rendszerbe.

Következő lépés

Az irattárban elhelyezendő iratok megfelelő részére feliratok, irattári jelek, tartalomjegyzékek készítése, melyek elengedhetetlenül szükségesek a későbbi visszakereshetőség, valamint a selejtezés megfelelő előkészítéséhez. Irattár kialakításához (pénzügyi, szociális, műszaki…) biztonságos, jól átlátható REND szükséges.

Irattár kicsiben

Miből áll? Megfelelő polcrendszer, oszlop, sor kialakítása a tűzrendészeti előírásoknak és a helyi adottságok figyelembevételével. Az ügyiratok tároló rekeszeit, dobozait is szakmailag jól átgondoltan kell megtervezni, gondolva a bővíthetőségre, a tartósságra és a gazdaságosságra is.

Ahogy a nagyok is csinálják

Bármilyen irattár elkészíthető profi módon. Azonban az iratok menyiségének növekedésével nem lehet mindig lépést tartani. Sok időbe telhet az iratokról egy.egy információ kinyerése. A leggyorsabb módja, ha a dokumentumokról minél több információ áll rendelkezésünkre. Ezt egy irattári alkalmazás teheti elérhetővé.