Irattári terv

Az irattári terv alapján lehet az iratokat rendszerezni, meghatározni a selejtezést, irattári anyagokat tételekre (tárgyi csoportokra, iratfajtákra) tagolni, rögzíteni a megőrzés idejét és a selejtezhető iratok dátumát vagy levéltárba adásának idejét is meghatározni.

Iratkezelés

Magában foglalja az érkeztetés, a szétosztás az iktatás szabályozását. Tisztában kell lenni mit foglal magában az ügyiratok szerelése, a mutatózás, előadóí ív használata …stb. Gondoskodni kell a problémák kezeléséről, és az érintett felek megfelelő tájékoztatásáról is.

Iktatás

Rögzíteni kell minden olyan adatot, amelyek egyrészt rendelkezésre állnak másrészt a dokumentumok tartalmának megismeréséhez, kezeléséhez elengedhetetlenül szükségesek. Fontos a folytonosság és a nyomon követhetőség elve is. Mind papíralapú mind elektronikus formában kivitelezhető.